Splošne informacije o zasebnosti
Ta politika zasebnosti opisuje, kako BilancaLab zbira, obdeluje in varuje osebne podatke v povezavi z računovodskimi in bilančnimi svetovalnimi storitvami. V dokumentu so predstavljeni praktični primeri obdelave podatkov v realnih delovnih scenarijih, npr. pri pripravi knjigovodskih izkazov, usklajevanju terjatev in obdelavi računovodskih dokumentov. Namen je pojasniti vrste podatkov, pravne osnove obdelave ter pravice strank in način njihove uveljavitve.
Opredelitve
V nadaljevanju so pojasnjene osnovne opredelitve, ki jih uporabljamo v tej politiki, da bodo primeri in scenariji razumljivi in konzistentni z računovodskimi praksami.
Zbiranje podatkov
Pri izvajanju računovodskih storitev zbiramo podatke, ki so nujni za izvedbo posameznih scenarijev obdelave. Spodaj so opisane glavne kategorije podatkov, ki jih prejmemo neposredno od uporabnikov ali avtomatsko med uporabo digitalnih orodij.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatki, ki jih stranke predložijo za izvedbo računovodskih postopkov in primerov uporabe, vključujejo naslednje vrste informacij:
- Identifikacijski podatki: ime podjetja, ime in priimek odgovorne osebe, naslov, identifikacijska številka (npr. davčna številka).
- Finančni dokumenti: računi, bančni izpiski, pogodbe, listine o poslovanju, evidence prihodkov in odhodkov, ki so potrebni za pripravo bilance.
- Kontaktni podatki: e-pošta, telefonska številka, kontaktne osebe za komunikacijo v okviru konkretnih primerov in scenarijev.
- Podatki o zaposlenih, kadar je to potrebno za obračun plač in prispevkov v praktičnih primerih upravljanja kadrovskih evidenc.
- Davčne informacije: obračunske osnove, pretekli davčni dokumenti, dokumentacija za obračun DDV in drugih dajatev.
- Dodatne priloge in pooblastila, npr. pooblastila za zastopanje pred davčnimi in drugimi organi, če so potrebna za izvedbo konkretnih postopkov.
Samodejno zbrani podatki
Med uporabo digitalnih funkcionalnosti spletne strani in komunikacijskih kanalov lahko samodejno zberemo določene tehnične in uporabi povezane podatke, ki podpirajo izvedbo primerov in izboljšanje storitev.
- Tehnični podatki brskalnika in naprave, vključno z IP naslovom (za varnostne preglede in preprečevanje zlorab v primerih prijav).
- Podatki o uporabi spletne strani: strani, ki jih obiščete, trajanje obiskov in poti, ki jih uporabniki izberejo pri ogledovanju primerov in storitev.
- Podatki iz obrazcev in interakcij na spletnem mestu, ki nam pomagajo razumeti potrebe po določenih scenarijih računovodskega svetovanja.
- Analitični podatki, zbrani za merjenje uspešnosti predstavljenih primerov in za optimizacijo vsebin na bilancalab.club.
- Piškotki in podobne tehnologije za lažjo navigacijo in personalizacijo prikaza informacij o storitvah.
- Varnostni zapisi in dnevniki dostopa, ki se uporabljajo za odkrivanje težav in preprečevanje nepooblaščenih dostopov.
Podatki iz tretjih virov
V določenih situacijah pridobimo podatke od tretjih oseb ali sodelujemo s partnerji, kadar to omogoča izvedbo računovodskih storitev in primerov vodenja.
- Sodelovanje s ponudniki plačilnih storitev za utemeljitev finančnih transakcij in poročanje v primerih knjiženja prejetih plačil.
- Informacije od davčnih organov ali uradnih registerjev, kadar je potrebno preveriti skladnost ali pri pripravi uradnih poročil.
- Sodelovanje s ponudniki računovodske programske opreme ali varnostnimi servisnimi partnerji, ki podpirajo tehnične rešitve in migracije podatkov.
Namen obdelave podatkov
Podatke obdelujemo za več namenom, vsak namen je povezan s konkretnimi scenariji uporabe v računovodstvu in svetovanju. Spodaj so predstavljeni glavni nameni obdelave.
- Izvedba računovodskih storitev: obdelava finančnih dokumentov, knjiženje, priprava bilanc in poročil za stranke.
- Svetovanje in priprava primerov: oblikovanje računovodskih scenarijev, simulacije vpliva poslovnih odločitev in priprava priporočil na podlagi podatkov strank.
- Izpolnjevanje pravnih obveznosti: priprava poročil, obračun davkov in predložitev informacij pristojnim organom, kjer je to zakonito zahtevano.
- Komunikacija s strankami: obveščanje o računih, spremembah storitev in odgovarjanje na poizvedbe v konkretnih primerih.
- Varnost in preprečevanje zlorab: analiza dostopov, preprečevanje nepooblaščenih transakcij in zaščita finančnih podatkov.
- Izboljšanje storitev: analiza uporabe spletnega mesta in primerov za optimizacijo storitev in delovnih postopkov.
- Arhiviranje in revizijske potrebe: shranjevanje dokumentacije v skladu z veljavno zakonodajo in praksami računovodstva.
- Izvedba plačilnih in pogodbenih obveznosti med ponudnikom in stranko, kadar gre za pogodbeno sodelovanje pri storitvah.
Pravne podlage obdelave
Obdelava osebnih podatkov temelji na ustreznih pravnih podlagah, odvisno od namena obdelave in vrste podatkov. V nadaljevanju so glavne uporabljene pravne podlage.
- Izpolnitev pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe (npr. izvedba računovodskih storitev na podlagi dogovora s stranko).
- Zakonite obveznosti (npr. poročanje davčnim organom in hranjenje dokumentacije v skladu z računovodskimi predpisi).
- Zakoniti interes upravljavca za zagotavljanje varnosti storitev in preprečevanje zlorab, ob upoštevanju temeljnih pravic strank.
- Izrecna privolitev posameznika, kadar se obdelava ne izvaja na podlagi pogodbe ali zakonske obveznosti (npr. pošiljanje marketinških obvestil, če privolite).
Pravice po GDPR
V skladu z Evropsko uredbo o varstvu podatkov imate na voljo naslednje pravice, ki jih lahko uveljavljate v povezavi z obdelavo pri BilancaLab. Pravice so predstavljene s praktičnimi navodili in primeri za lažjo uporabo.
- Pravica dostopa: pravica pridobiti potrditev, ali se vaši osebni podatki obdelujejo, in prejeti kopijo podatkov, uporabljanih pri vašem primeru.
- Pravica do popravka: če so v materialih ali računovodskih evidencah nepravilni podatki, lahko zahtevate popravek in priložite dokazila.
- Pravica do izbrisa: v primerih, kjer zakonodaja ali pogodba ne zahtevata hranjenja podatkov, lahko zaprosite za izbris osebnih podatkov.
- Pravica do omejitve obdelave: v določenih okoliščinah lahko zahtevate začasno omejitev obdelave podatkov (npr. v postopkih razprave o točnosti podatkov).
- Pravica do prenosljivosti podatkov: če je obdelava podlaga pogodba in je obdelava avtomatizirana, lahko zahtevate prenos strukturiranih podatkov drugemu ponudniku.
- Pravica do ugovora: v primerih obdelave na podlagi zakonitega interesa lahko nasprotujete obdelavi za specifične razloge, ki zadevajo vašo situacijo.
Deljenje podatkov s tretjimi osebami
Za izvajanje računovodskih storitev in primerov včasih sodelujemo s zunanjimi ponudniki in partnerji. Spodaj so opisani pogosti primeri deljenja podatkov in razlogi zanje.
- Posredovanje podatkov računovodskim programom in oblačnim storitvam za obdelavo finančnih dokumentov in arhiviranje.
- Posredovanje informacij davčnim organom in drugim uradnim organom, kadar to zahteva zakonodaja ali formalna zahteva.
- Sodelovanje s plačilnimi ponudniki in bankami za izvedbo transakcij in uskladitev prejetih plačil pri konkretnih primerih.
- Sodelovanje s svetovalnimi partnerji in revizorji za izvedbo kontrol in neodvisnih preverjanj, ob ustreznih pogojih zaupnosti.
- Izvajalci IT-storitev in varnostni ponudniki, ki zagotavljajo tehnično podporo in shranjevanje podatkov v imenu BilancaLab.
- Posredovanje podatkov podizvajalcem, če je to nujno za izvedbo pogodbenih obveznosti, ob upoštevanju varnostnih pogojev in minimalne obsežnosti podatkov.
Prenosi podatkov izven EU/EEA
Kadar so potrebni prenosi podatkov izven EU/EEA, to izvedemo le, če so zagotovljeni ustrezni varnostni ukrepi in pravne podlage, npr. standardne pogodbene klavzule ali drugi mehanizmi, ki zagotavljajo ustrezno raven varstva.
Pri prenosih uporabljamo pravne mehanizme, kot so standardne pogodbenene klavzule, in ocenjujemo tveganja za zaščito pravic posameznikov, ter se odločamo za ponudnike z ustreznimi varnostnimi kontrolami.
Hranjenje podatkov
Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, vključno z zakonsko določenimi roki hrambe v računovodstvu in davčni zakonodaji.
Računovodski in bilančni zapisi se hranijo v skladu z veljavnimi predpisi o hrambi dokumentacije ter za obdobje, ki je potrebno za revizijo in poročanje.
Komunikacijska sporočila, pogodbe in elektronska korespondenca se hranijo počasno po dejanskem potrebnem času reševanja primerov in za namene dokazovanja transakcij.
Varnostni dnevniki in tehnični zapisi se hranijo za obdobje, ki omogoča odkrivanje incidentov in zagotavljanje skladnosti s varnostnimi praksami.
Po izteku obdobja hrambe ali po uveljavitvi upravičenega zahtevka za izbris bomo osebne podatke izbrisali ali anonimizirali, razen če zakonodaja zahteva daljše hranjenje.
Varnost podatkov
Pri obdelavi podatkov uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali zlorabo. Ukrepi so prilagojeni naravi obdelave in vključujejo varnostne prakse, redne preglede in omejitev dostopa do podatkov.
- Šifriranje podatkov med prenosom in tam, kjer je primerno, za shranjevanje občutljivih dokumentov.
- Nadzor dostopa in vloge z uporabo pooblastil, da imajo le pooblaščene osebe dostop do specifičnih podatkovnih sklopov.
- Redne varnostne kopije, nadgradnje programske opreme in revizije varnostnih praks, vključujoč testiranja na konkretnih primerih delovnih procesov.
Pravice uporabnikov
Če želite uveljavljati svoje pravice ali pridobiti dodatne informacije o obdelavi, nas kontaktirajte preko spodnjih načinov. Postopek je opisan z jasnimi koraki za odzivnost v realnih primerih.
- Kakršno koli zahtevo lahko naslovite pisno na naslov ali preko e-pošte; navedite svojo identiteto in podrobnosti zahtevka ter pripnite relevantno dokumentacijo.
- Po prejemu zahtevka bomo preverili pristnost zahteve in v skladu z zakonodajo odgovorili v ustreznem roku ter navedli naslednje korake za reševanje.
- Če imate pripombe glede obdelave, jih obravnavamo kot pritožbo in izvedemo notranjo preiskavo ter vas obvestimo o rezultatih in možnostih nadaljnjih postopkov.
- V primeru nesoglasja glede odgovora imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu za varstvo podatkov v Republiki Sloveniji.
- Za tehnično pomoč pri uveljavljanju pravic ali za dodatna pojasnila lahko uporabite kontakte na strani BilancaLab, kjer boste prejeli konkretne napotke po korakih.
- Pravica do omejitve obdelave v primerih, ko nasprotujete točnosti ali zakonitosti obdelave, dokler ne preverimo zahtevka.
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar obdelava temelji na soglasju ali pogodbi in se izvaja avtomatizirano; primer: izvoz računovodskih izkazov v združljiv format za novega svetovalca.
- Pravica, da vložite pritožbo pri pristojnem nadzornem organu v Republiki Sloveniji, če menite, da je obdelava osebnih podatkov v nasprotju z zakonodajo.
Uveljavljanje vaših pravic glede osebnih podatkov
Za uveljavljanje pravic glede dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, nasprotovanja ali prenosa podatkov nas kontaktirajte. Za hitrejšo obravnavo navedite identifikacijske podatke, obseg zahtevanih podatkov in želeni izhodni format, če gre za prenosljivost. V odgovor vključimo opis obdelave, pravne podlage in morebitne omejitve zaradi zakonodaje ali računovodskih arhivskih zahtev.
Običajni odzivni rok je 30 dni od prejema popolnega zahtevka; kadar je zahtevek zapleten ali smo prejeli več zahtevkov, vam lahko odgovorimo v dodatnem roku do 60 dni z obrazložitvijo razloga in pričakovanim rokom dokončne obravnave.
Uporaba podatkov za trženje
Z vašim soglasjem lahko uporabljamo kontaktne podatke za obveščanje o strokovnih seminarjih, analitičnih poročilih in inovativnih računovodskih rešitvah BilancaLab. Vsako sporočilo vsebuje jasno možnost odjave. Trženjske aktivnosti temeljijo na primerih in praktičnih scenarijih, ki so prilagojeni malim podjetjem in samostojnim podjetnikom.
Če se želite odjaviti od trženjskih sporočil, kliknite povezavo za odjavo v dnu sporočila ali nam pošljite zahtevek prek kontaktnega obrazca na bilancalab.club. Vaše odjave obdelamo v najkrajšem možnem času, običajno v roku 5 delovnih dni.
Podatki otrok
Storitev BilancaLab ni namenjena zbiranju osebnih podatkov otrok, mlajših od 15 let. Če postane znano, da smo prejeli osebne podatke otroka brez ustreznega soglasja skrbnika, bomo sprejeli ukrepe za njihovo izbrisanje, razen če zakon določa drugače ali če podatki tvorijo del poslovnih evidenc z zakonsko obveznostjo hrambe.
Povezave do tretjih strani
Naše stranice lahko vsebujejo povezave do zunanjih virov in orodij, ki niso pod nadzorom BilancaLab. Ne odgovarjamo za politiko zasebnosti ali vsebino teh strani. Pred delitvijo osebnih podatkov z zunanjimi ponudniki priporočamo pregled njihovih pogojev in praks obdelave podatkov.
Spremembe politike zasebnosti
Politiko zasebnosti občasno prilagodimo zaradi sprememb zakonodaje, tehnološkega napredka ali poslovnih procesov. Vsaka sprememba bo objavljena na bilancalab.club z navedenim datumom uveljavitve. Pri bistvenih spremembah vas bomo o novostih obvestili z elektronskim sporočilom ali obvestilom v uporabniškem portalu.